Πρόγραμμα επισκευών και service οικιακών συσκευών
Ένα πλυντήριο φτάνει στο εργαστήριο, ένα ψυγείο θέλει επίσκεψη στο σπίτι, μια κουζίνα περιμένει ανταλλακτικό. Στην εταιρεία service οικιακών συσκευών αυτά συμβαίνουν την ίδια μέρα, με τεχνικούς σε δρόμο και πάγκο, και συχνά με επισκευές για λογαριασμό εξουσιοδοτημένου δικτύου. Όταν όλο αυτό τρέχει με τηλέφωνα, Excel και χαρτάκια, χάνονται ραντεβού, ο πελάτης παίρνει ξανά και ξανά για να μάθει πού βρίσκεται η συσκευή του, και το λογιστήριο ξαναγράφει τα ίδια στοιχεία στο ERP.
Το Service Me είναι πρόγραμμα διαχείρισης επισκευών οικιακών συσκευών σε μορφή web app, που βάζει σε μία ροή τις επισκευές στο εργαστήριο και τις επισκέψεις στον πελάτη: καταγραφή βλάβης, οργάνωση τεχνικών στο ημερολόγιο, ιστορικό εργασιών κάθε πελάτη, ανταλλακτικά ανά κατάστημα και μεταφορές εργασιών σε συνεργάτες. Με τη διασύνδεση με το ERP σας, πελάτες και παραστατικά δημιουργούνται αυτόματα στο ERP από τις εργασίες σας· τα παραστατικά εκδίδονται στο ERP, που διαχειρίζεται το myDATA.
Εργαστήριο και επισκέψεις στο σπίτι, σε μία ροή
Κάθε κατάστημα ορίζεται για επισκευές στο κατάστημα, service στον χώρο του πελάτη ή και τα δύο· και σε κάθε εργασία επιλέγετε αν γίνεται στο κατάστημα ή στη διεύθυνση του πελάτη (με σύνδεσμο Google Maps). Η επισκευή που ήρθε στον πάγκο και η επίσκεψη στο σπίτι του πελάτη είναι εργασίες στην ίδια λίστα, με τον ίδιο πελάτη και τον ίδιο εξοπλισμό.
- Στον πάγκο: ανοίγετε την εργασία με τον πελάτη και τη συσκευή, τυπώνετε ετικέτα με QR της εργασίας και την κολλάτε πάνω στη συσκευή.
- Στο σπίτι του πελάτη: πολλαπλές διευθύνσεις ανά πελάτη, με το ραντεβού κάθε εργασίας στη σωστή διεύθυνση. Ο τεχνικός ανοίγει τη διεύθυνση στο Google Maps.
- Εγγύηση ή χρέωση: σημειώνετε στην εργασία αν καλύπτεται από εγγύηση, ώστε να ξέρετε από την αρχή ποιος πληρώνει.
Οργάνωση τεχνικών: ημερολόγιο και χειροκίνητη ανάθεση
Ως πρόγραμμα οργάνωσης τεχνικών, το Service Me δείχνει στον υπεύθυνο το πρόγραμμα κάθε τεχνικού σε ημερολόγιο και χρονοδιάγραμμα, και ο υπεύθυνος αναθέτει τις επισκέψεις με drag-and-drop. Με τον εντοπισμό τοποθεσίας τεχνικών σε πραγματικό χρόνο βλέπετε πού βρίσκεται η ομάδα σας. Ένα ραντεβού μπορεί να έχει περισσότερους από έναν τεχνικούς, για παράδειγμα σε μια εντοιχισμένη συσκευή που θέλει δύο άτομα. Προγραμματίστε επίσκεψη στον χώρο του πελάτη για οποιαδήποτε εργασία, με έναν ή περισσότερους τεχνικούς, check-in/check-out και υπογραφή πελάτη.
Η ανάθεση είναι χειροκίνητη: την κάνει ο άνθρωπος που ξέρει ποιος έχει χρόνο και ποιος ξέρει τη μάρκα.
Οι συσκευές και το ιστορικό κάθε πελάτη
Κάθε πελάτης έχει τις συσκευές του καταχωρημένες με μάρκα, μοντέλο και σειριακό αριθμό. Ανοίγετε τον πελάτη και βλέπετε σε ένα σημείο όλες τις εργασίες, τον εξοπλισμό, τα ραντεβού, τα συμβόλαια και τις διευθύνσεις του· εξάγετε το ιστορικό εργασιών σε Excel. Κάθε εργασία κρατά τι βρέθηκε, τι αλλάχτηκε και ποιος τεχνικός την έκανε. Έτσι ξεχωρίζετε μια βλάβη που επανέρχεται από μια καινούρια, πριν ξεκινήσετε διάγνωση από το μηδέν.
Το μητρώο είναι πρακτικό, όχι πλήρες σύστημα διαχείρισης παγίων: η εγγύηση σημειώνεται στην εργασία (ναι/όχι), όχι ως ημερομηνίες πάνω στη συσκευή. Αν έχετε συμβόλαια συντήρησης με πελάτες, τα καταγράφετε με ημερομηνίες και συνδεδεμένες συσκευές· τις εργασίες συντήρησης τις προγραμματίζετε εσείς.
Ανταλλακτικά και απόθεμα ανά κατάστημα
Τα ανταλλακτικά και τα προϊόντα σας είναι καταχωρημένα με ποσότητες ανά κατάστημα. Στην εργασία περνάτε τα ανταλλακτικά που χρησιμοποιήθηκαν, ώστε η χρέωση και η εργασία να τα δείχνουν. Πριν υποσχεθείτε ημερομηνία στον πελάτη, βλέπετε σε ποιο κατάστημα υπάρχει το ανταλλακτικό.
Συνεργάτες και εξουσιοδοτημένα δίκτυα
Πολλές εταιρείες service οικιακών συσκευών δουλεύουν με άλλα καταστήματα, συνεργαζόμενα εργαστήρια ή ως μέρος εξουσιοδοτημένου δικτύου.
- Μεταφορά εργασίας από κατάστημα σε κατάστημα, χωρίς να ξαναγραφτεί η εργασία.
- Εξωτερικοί συνεργάτες: μεταφέρετε εργασίες σε εξωτερικούς συνεργάτες και τις παρακολουθείτε από την ίδια την εργασία, ώστε να ξέρετε τι βρίσκεται εκτός εργαστηρίου.
- Πολλά καταστήματα σε έναν λογαριασμό· οι διαχειριστές αλλάζουν κατάστημα με ένα κλικ. Κάθε κατάστημα έχει το δικό του απόθεμα και, αν χρειάζεται, τη δική του νομική οντότητα. Τα καταστήματα τα στήνει μαζί σας η ομάδα του Service Me.
Ενημέρωση πελάτη, φωτογραφίες και υπογραφές
Ο πελάτης ξέρει πού βρίσκεται η επισκευή
Ο πελάτης ενημερώνεται αυτόματα με SMS όταν αλλάζει η κατάσταση της εργασίας· οι προσφορές και οι επιβεβαιώσεις ραντεβού φτάνουν και με email, και ειδοποιείτε τον πελάτη (SMS/email) όταν κλείνεται ή αλλάζει ένα ραντεβού. Τα κείμενα των SMS τα προσαρμόζετε εσείς. Αν η εργασία θέλει προσφορά, ο πελάτης την αποδέχεται ή την απορρίπτει από σύνδεσμο, χωρίς τηλέφωνα.
Φωτογραφίες και υπογραφή στην παράδοση
Ο τεχνικός προσθέτει φωτογραφίες και συνημμένα στην εργασία, από την κατάσταση της συσκευής στην παραλαβή μέχρι την πινακίδα με το μοντέλο. Ο πελάτης υπογράφει σε tablet, σε pad οθόνης ή ηλεκτρονικά, και η υπογραφή μπαίνει στο δελτίο εργασίας που τυπώνετε από τα δικά σας πρότυπα PDF.
Διασύνδεση με ERP
Το Service Me συνδέεται με το ERP σας. Το SoftOne είναι έτοιμο σήμερα· άλλα ERP και λογιστικά προγράμματα τα συνδέουμε ανά έργο.
- Πελάτες και παραστατικά: δημιουργούνται αυτόματα στο ERP από τις εργασίες σας: πελάτες, δελτία παραλαβής, προσφορές και δελτία παράδοσης.
- Τιμολόγια: εκδίδονται στο ERP, που διαχειρίζεται το myDATA. Το λογιστήριο δεν ξαναπληκτρολογεί πελάτες και παραστατικά που ξεκινούν από την εργασία.
- ΑΦΜ: ανεξάρτητα από το ERP, στη δημιουργία πελάτη πληκτρολογείτε το ΑΦΜ και επωνυμία, διεύθυνση και ΔΟΥ συμπληρώνονται από την ΑΑΔΕ.
- Ρύθμιση: τη σύνδεση τη ρυθμίζει η ομάδα του Service Me.
Άλλες διασυνδέσεις
- SMS
- Ηλεκτρονική υπογραφή
- Αναζήτηση ΑΦΜ (ΑΑΔΕ)
- Google Maps
- Excel: εισαγωγή & εξαγωγή
Έλεγχος, αναφορές και προσαρμογή
Ρόλοι
Δικαιώματα ανά ρόλο (Admin, Supervisor, Technician, Salesman): ορίζετε σε ποιες σελίδες έχει πρόσβαση κάθε ρόλος. Οι τεχνικοί βλέπουν μόνο τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί.
Στατιστικά
Στα «Στατιστικά» βλέπετε τις κάρτες Νέες Επισκευές, Τζίρος, Κέρδος (μόνο για διαχειριστές) και Μέσος Χρόνος Ολοκλήρωσης, μαζί με τις αναφορές «Κατάσταση Επισκευών ανά Ημερομηνία», «Ανάλυση Επισκευών ανά Τύπο», «Προϊόντα» και «Εισπράξεις Ημέρας». Φιλτράρετε ανά ημερομηνίες, κατάστημα, τεχνικό ή πωλητή. Η αναφορά «Προϊόντα» και οι λίστες εργασιών εξάγονται σε Excel.
Δικά σας πεδία
Προσθέτετε δικά σας πεδία πέντε τύπων (κείμενο, μεγάλο κείμενο, αριθμός, on/off, λίστα επιλογών) σε εργασίες, πελάτες, εξοπλισμό, προϊόντα και συμβόλαια, για ό,τι χρειάζεται ο κλάδος σας, όπως ένα πεδίο κειμένου για τον κωδικό εξουσιοδότησης μιας επισκευής εγγύησης.
Τι δεν κάνει το Service Me
- Δεν κάνει αυτόματη ανάθεση ούτε βελτιστοποίηση διαδρομών.
- Δεν λειτουργεί χωρίς σύνδεση στο internet.
- Δεν έχει checklists· τα δικά σας πεδία δεν περιλαμβάνουν ημερομηνίες, αρχεία ή υποχρεωτική συμπλήρωση.
- Δεν έχει portal πελατών ούτε online κρατήσεις ραντεβού από το site σας.
- Δεν στέλνει μαζικά SMS (καμπάνιες)· τα SMS αφορούν την κατάσταση κάθε εργασίας.
- Δεν δημιουργεί αυτόματα εργασίες από τα συμβόλαια συντήρησης.
- Δεν κρατά απόθεμα ανά τεχνικό ή ανά όχημα· το απόθεμα είναι ανά κατάστημα.
Αν κάποιο από αυτά είναι προϋπόθεση για εσάς, επικοινωνήστε μαζί μας ή καλέστε στο +30 218 219 0580· θα σας πούμε ειλικρινά αν το Service Me σας ταιριάζει.
Ξεκινήστε με τις δικές σας επισκευές
Μπορείτε να ξεκινήσετε δωρεάν: ορίστε αν το κατάστημα κάνει επισκευές στο κατάστημα, service στον χώρο του πελάτη ή και τα δύο, και περάστε τις πρώτες εργασίες. Για τη σύνδεση με το ERP σας και πολλά καταστήματα, η ομάδα μας κάνει τη ρύθμιση μαζί σας. Υπάρχει και δυνατότητα εγκατάστασης στους δικούς σας servers, κατόπιν συζήτησης.
Συχνές ερωτήσεις
Καλύπτει επισκευές στο εργαστήριο και επισκέψεις στο σπίτι του πελάτη;
Ναι. Κάθε κατάστημα ορίζεται για επισκευές στο κατάστημα, service στον χώρο του πελάτη ή και τα δύο· και σε κάθε εργασία επιλέγετε αν γίνεται στο κατάστημα ή στη διεύθυνση του πελάτη (με σύνδεσμο Google Maps). Όλες οι εργασίες μοιράζονται τον ίδιο πελάτη και τον ίδιο εξοπλισμό.
Πώς γίνεται η οργάνωση των τεχνικών;
Στο ημερολόγιο, με χειροκίνητη ανάθεση drag-and-drop. Ο υπεύθυνος βλέπει το πρόγραμμα κάθε τεχνικού και μπορεί να βάλει περισσότερους από έναν τεχνικούς στο ίδιο ραντεβού. Οι τεχνικοί βλέπουν μόνο τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί.
Κρατά το ιστορικό των συσκευών κάθε πελάτη;
Ναι. Κάθε συσκευή καταχωρείται στον πελάτη με μάρκα, μοντέλο και σειριακό, και το ιστορικό εργασιών φαίνεται στην καρτέλα του πελάτη, μαζί με τον εξοπλισμό του· το εξάγετε και σε Excel. Η εγγύηση σημειώνεται στην εργασία (ναι/όχι).
Τι γίνεται όταν η επισκευή περιμένει ανταλλακτικό;
Η εργασία μένει ανοιχτή με τη διάγνωση, τις φωτογραφίες και τις σημειώσεις της μέχρι να έρθει το ανταλλακτικό, ώστε όποιος τη συνεχίσει να ξέρει τι βρέθηκε. Το ραντεβού μεταφέρεται σε νέα ημερομηνία ακόμα και μετά το check-out. Οι προηγούμενες εργασίες φαίνονται στην καρτέλα του πελάτη.
Μπορώ να στείλω μια επισκευή σε άλλο κατάστημα ή σε συνεργάτη;
Ναι. Η εργασία μεταφέρεται σε άλλο κατάστημα χωρίς να ξαναγραφτεί, και όταν πηγαίνει σε εξωτερικό συνεργάτη την παρακολουθείτε από την ίδια την εργασία.
Συνδέεται με το ERP μου; Τι γίνεται με το myDATA;
Ναι. Με τη διασύνδεση με το ERP σας, πελάτες και παραστατικά δημιουργούνται αυτόματα στο ERP από τις εργασίες σας· τα παραστατικά εκδίδονται στο ERP, που διαχειρίζεται το myDATA. Το myDATA το διαχειρίζεται το ERP σας, όχι το Service Me. Οι αλλαγές που κάνετε αργότερα στα στοιχεία του πελάτη δεν ενημερώνονται αυτόματα στο ERP.
Χρειάζεται εγκατάσταση; Δουλεύει χωρίς internet;
Δεν χρειάζεται εγκατάσταση: το Service Me είναι web app και ανοίγει από τον browser. Χρειάζεται σύνδεση στο internet· δεν υπάρχει λειτουργία χωρίς σύνδεση.
Πόσο κοστίζει;
Οι τρέχουσες τιμές βρίσκονται στη σελίδα τιμολόγησης. Μπορείτε να ξεκινήσετε δωρεάν.