Πρόγραμμα διαχείρισης service για εταιρείες με τεχνικούς σε πολλά σημεία
Η βλάβη έρχεται με τηλέφωνο. Κάποιος τη γράφει σε ένα Excel, κάποιος άλλος τη μεταφέρει στο ημερολόγιο, ο τεχνικός παίρνει τηλέφωνο για να μάθει τη διεύθυνση και, όταν τελειώσει, το λογιστήριο ξαναγράφει πελάτη και χρεώσεις στο ERP. Όσο μεγαλώνει η ομάδα και προστίθενται καταστήματα, αυτή η αλυσίδα σπάει πιο συχνά: χαμένες εργασίες, ανταλλακτικά που «υπήρχαν» στο σύστημα αλλά όχι στο ράφι, πελάτες που ρωτούν πού βρίσκεται η δουλειά τους.
Το Service Me είναι web app διαχείρισης service (field service management) για εταιρείες service με τεχνικούς σε πολλά σημεία. Συγκεντρώνει σε ένα σύστημα τις εργασίες στο εργαστήριο και στον χώρο του πελάτη, το ημερολόγιο των τεχνικών, κάθε πελάτη με τις εργασίες και τον εξοπλισμό του και το απόθεμα κάθε καταστήματος. Με τη διασύνδεση με το ERP σας, πελάτες και παραστατικά δημιουργούνται αυτόματα στο ERP από τις εργασίες σας· τα παραστατικά εκδίδονται στο ERP, που διαχειρίζεται το myDATA.
Το πρόβλημα: η ίδια εργασία γράφεται τρεις φορές
Στις περισσότερες εταιρείες service η πληροφορία δεν χάνεται επειδή κάποιος είναι αμελής. Χάνεται επειδή περνά από πολλά χέρια και πολλά εργαλεία:
Τηλέφωνο και σημειώσεις για την καταγραφή της βλάβης.
Excel ή χαρτί για το ποιος τεχνικός πάει πού.
Μηνύματα για να ενημερωθεί ο πελάτης.
Το ERP για πελάτη, χρεώσεις και παραστατικά, με ξανά πληκτρολόγηση.
Κάθε μεταφορά είναι ευκαιρία για λάθος. Και όταν η εργασία ξεκινά σε ένα κατάστημα και τελειώνει σε άλλο ή σε συνεργάτη, κανείς δεν έχει την πλήρη εικόνα. Το Service Me κρατά την εργασία σε ένα σημείο από την πρώτη κλήση μέχρι το παραστατικό.
Πώς κυλάει μια εργασία στο Service Me
1. Καταγραφή της βλάβης
Ανοίγετε την εργασία με τον πελάτη, τη διεύθυνση και το μηχάνημα. Αν ο πελάτης έχει ξαναέρθει, ο εξοπλισμός του και οι προηγούμενες εργασίες του είναι ήδη στην καρτέλα του. Σημειώνετε αν η εργασία καλύπτεται από εγγύηση και συμπληρώνετε όσα δικά σας πεδία έχετε ορίσει. Για εργασίες στο κατάστημα τυπώνετε ετικέτα με QR της εργασίας.
2. Ημερολόγιο και ανάθεση
Ο υπεύθυνος βλέπει το πρόγραμμα κάθε τεχνικού σε ημερολόγιο και χρονοδιάγραμμα, και αναθέτει την εργασία με drag-and-drop. Ένα ραντεβού μπορεί να έχει περισσότερους από έναν τεχνικούς. Με τον εντοπισμό τοποθεσίας τεχνικών σε πραγματικό χρόνο βλέπετε πού βρίσκεται η ομάδα σας. Η ανάθεση είναι χειροκίνητη: την κάνει ο άνθρωπος που ξέρει ποιος είναι διαθέσιμος και ποιος ξέρει το μηχάνημα.
3. Στο εργαστήριο ή στον χώρο του πελάτη
Προγραμματίστε επίσκεψη στον χώρο του πελάτη για οποιαδήποτε εργασία, με έναν ή περισσότερους τεχνικούς, check-in/check-out και υπογραφή πελάτη. Μεταφέρετε το ραντεβού σε νέα ημερομηνία ακόμα και μετά το check-out, π.χ. όταν έρθει το ανταλλακτικό· και κλειδώνετε τις ολοκληρωμένες επισκέψεις αν θέλετε. Ο τεχνικός ανοίγει τη διεύθυνση στο Google Maps, προσθέτει φωτογραφίες και συνημμένα, και περνά τα ανταλλακτικά που χρησιμοποίησε. Ο πελάτης υπογράφει σε tablet, σε pad οθόνης ή ηλεκτρονικά. Η ίδια ροή ισχύει είτε η επισκευή γίνεται στον πάγκο είτε στο σημείο του πελάτη.
4. Ενημέρωση του πελάτη
Ο πελάτης ενημερώνεται αυτόματα με SMS όταν αλλάζει η κατάσταση της εργασίας· οι προσφορές και οι επιβεβαιώσεις ραντεβού φτάνουν και με email, και ειδοποιείτε τον πελάτη με email όταν κλείνεται ή αλλάζει ένα ραντεβού· υπενθυμίσεις με SMS ρυθμίζονται κατόπιν αιτήματος. Τα κείμενα των SMS τα προσαρμόζετε εσείς. Αν η εργασία θέλει προσφορά, ο πελάτης την αποδέχεται ή την απορρίπτει από σύνδεσμο στο email ή στο SMS, χωρίς σύνδεση σε λογαριασμό και χωρίς τηλέφωνα.
5. Παραστατικά στο ERP σας
Με τη διασύνδεση με το ERP σας, πελάτες και παραστατικά δημιουργούνται αυτόματα από τις εργασίες σας: πελάτες, δελτία παραλαβής, προσφορές και δελτία παράδοσης. Τα παραστατικά εκδίδονται στο ERP, που διαχειρίζεται το myDATA. Το λογιστήριο δεν ξαναπληκτρολογεί πελάτες και παραστατικά.
Μητρώο εξοπλισμού και ιστορικό εργασιών πελάτη
Κάθε πελάτης έχει τον εξοπλισμό του καταχωρημένο με μάρκα, μοντέλο και σειριακό αριθμό. Ανοίγετε τον πελάτη και βλέπετε σε ένα σημείο όλες τις εργασίες, τον εξοπλισμό, τα ραντεβού, τα συμβόλαια και τις διευθύνσεις του· εξάγετε το ιστορικό εργασιών σε Excel. Κάθε εργασία κρατά τι βρέθηκε, τι αλλάχτηκε και ποιος τεχνικός την έκανε.
Για εταιρείες που συντηρούν τον ίδιο εξοπλισμό για χρόνια, από ιατρικά μηχανήματα μέχρι συναγερμούς και οικιακές συσκευές, αυτό σημαίνει ότι το ιστορικό εργασιών φαίνεται στην καρτέλα του πελάτη, μαζί με τον εξοπλισμό του. Το μητρώο είναι πρακτικό, όχι πλήρες σύστημα διαχείρισης παγίων: η εγγύηση σημειώνεται στην εργασία (ναι/όχι), όχι ως ημερομηνίες πάνω στο μηχάνημα.
Συμβόλαια συντήρησης
Ένα πρακτικό πρόγραμμα συντήρησης ξεκινά από το συμβόλαιο: καταγράφετε τα συμβόλαια συντήρησης κάθε πελάτη με ημερομηνία έναρξης και λήξης, σημειώσεις, δικά σας πεδία και τον εξοπλισμό που καλύπτουν. Έτσι, όταν ανοίγετε μια εργασία, ξέρετε αν το μηχάνημα είναι υπό συμβόλαιο.
Οι εργασίες συντήρησης δεν δημιουργούνται αυτόματα από το συμβόλαιο· τις προγραμματίζετε εσείς στο ημερολόγιο.
Πολλά καταστήματα, ένα σύστημα
Πολλά καταστήματα σε έναν λογαριασμό· οι διαχειριστές αλλάζουν κατάστημα με ένα κλικ. Κάθε κατάστημα έχει το δικό του απόθεμα και, αν χρειάζεται, τη δική του νομική οντότητα.
- Μεταφορά εργασιών από κατάστημα σε κατάστημα, χωρίς να ξαναγραφτεί η εργασία.
- Εξωτερικοί συνεργάτες: μεταφέρετε εργασίες σε εξωτερικούς συνεργάτες και τις παρακολουθείτε από την ίδια την εργασία.
- Απόθεμα ανά κατάστημα: προϊόντα και ανταλλακτικά με ποσότητες ανά σημείο, ώστε να ξέρετε πού υπάρχει ένα ανταλλακτικό πριν το υποσχεθείτε.
- Διευθύνσεις πελατών: πολλαπλές διευθύνσεις ανά πελάτη, με το ραντεβού κάθε εργασίας στη σωστή διεύθυνση.
- Στατιστικά ανά κατάστημα, με φίλτρο καταστήματος στις αναφορές.
Τα καταστήματα τα στήνει μαζί σας η ομάδα του Service Me.
Έλεγχος, αναφορές και προσαρμογή
Ρόλοι και πρόσβαση
Ρόλοι χρηστών (Admin, Supervisor, Technician, Salesman)· οι τεχνικοί βλέπουν μόνο τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί.
Αναφορές
Στα «Στατιστικά» βλέπετε τις κάρτες Νέες Επισκευές, Τζίρος, Κέρδος (μόνο για διαχειριστές) και Μέσος Χρόνος Ολοκλήρωσης, μαζί με τις αναφορές «Κατάσταση Επισκευών ανά Ημερομηνία», «Ανάλυση Επισκευών ανά Τύπο», «Προϊόντα» και «Εισπράξεις Ημέρας». Φιλτράρετε ανά ημερομηνίες, κατάστημα, τεχνικό ή πωλητή. Η αναφορά «Προϊόντα» και οι λίστες εργασιών εξάγονται σε Excel.
Προσαρμογή χωρίς προγραμματισμό
Προσθέτετε δικά σας πεδία πέντε τύπων (κείμενο, μεγάλο κείμενο, αριθμός, on/off, λίστα επιλογών) σε εργασίες, πελάτες, εξοπλισμό, προϊόντα και συμβόλαια, και σχεδιάζετε τα δικά σας πρότυπα PDF για δελτία εργασίας και εκτυπώσεις, με υπογραφές και QR της εργασίας.
Διασυνδέσεις με ERP
Το Service Me συνδέεται με το ERP σας. Το SoftOne είναι έτοιμο σήμερα· άλλα ERP και λογιστικά προγράμματα τα συνδέουμε ανά έργο.
- Πελάτες και προμηθευτές: αναζήτηση με ΑΦΜ και δημιουργία στο ERP.
- Παραστατικά σε πραγματικό χρόνο: δελτίο παραλαβής, προσφορά και δελτίο παράδοσης περνούν στο ERP τη στιγμή που τα δημιουργείτε.
- Τιμολόγια: εκδίδονται στο ERP σας, που διαχειρίζεται το myDATA.
- Ρύθμιση: τη σύνδεση τη στήνει η ομάδα του Service Me.
Άλλες διασυνδέσεις
- SMS
- Ηλεκτρονική υπογραφή
- Αναζήτηση ΑΦΜ (ΑΑΔΕ)
- Google Maps
- Excel: εισαγωγή & εξαγωγή
Γρήγορη εκκίνηση
Το Service Me είναι web app: ανοίγει από τον browser, χωρίς εγκατάσταση σε κάθε υπολογιστή. Μπορείτε να ξεκινήσετε με το Δωρεάν πακέτο: ορίζετε αν κάθε κατάστημα κάνει επισκευές στο κατάστημα, service στον χώρο του πελάτη ή και τα δύο, και ξεκινάτε με τις πρώτες εργασίες. Για τη σύνδεση με το ERP σας και για πολλά καταστήματα, η ομάδα μας κάνει τη ρύθμιση μαζί σας. Υπάρχει και δυνατότητα εγκατάστασης στους δικούς σας servers, κατόπιν συζήτησης.
Για ποιους κλάδους
Επισκευές κινητών- Επισκευές υπολογιστών
Επισκευές οικιακών συσκευών
Service οπτικών
Επισκευές ρολογιών- Επισκευές κοσμημάτων
Service συστημάτων ασφαλείας- Κλειδαράδες
Επισκευές αυτοκινήτων- Επισκευές μοτοσυκλετών
Συντήρηση ανελκυστήρων
Συντήρηση κυλιόμενων σκαλών- Service ψυκτικών & κλιματισμού
Service ιατρικού εξοπλισμού
Service φωτοτυπικών & εκτυπωτών
Service μηχανών καφέ
Service αυτόματων πωλητών
Συντήρηση φωτοβολταϊκών- Ηλεκτρολόγοι
- Τεχνική υποστήριξη IT
Συντήρηση πισινών- Απεντομώσεις
- Υπηρεσίες καθαρισμού
- Service πυρασφάλειας
Service καυστήρων & λεβήτων
Υδραυλικοί- Service εξοπλισμού (ιατρικά μηχανήματα κ.ά.)
Δεν βλέπετε τον κλάδο σας; Μιλήστε μαζί μας
Τι δεν κάνει το Service Me
Προτιμάμε να το ξέρετε από τώρα:
- Δεν κάνει αυτόματη ανάθεση ή βελτιστοποίηση διαδρομών. Η ανάθεση γίνεται χειροκίνητα στο ημερολόγιο.
- Δεν λειτουργεί χωρίς σύνδεση στο internet.
- Δεν έχει checklists· τα δικά σας πεδία δεν περιλαμβάνουν ημερομηνίες, αρχεία ή υποχρεωτική συμπλήρωση.
- Δεν δημιουργεί αυτόματα εργασίες συντήρησης από τα συμβόλαια.
- Δεν έχει portal πελατών ούτε online κρατήσεις από το site σας.
- Δεν στέλνει μαζικά SMS (καμπάνιες)· τα SMS αφορούν την κατάσταση κάθε εργασίας.
- Δεν στέλνει στο myDATA. Το myDATA το διαχειρίζεται το ERP σας, όχι το Service Me.
Αν κάποιο από αυτά είναι προϋπόθεση για εσάς, πείτε μας στο demo ή επικοινωνήστε μαζί μας· θα σας πούμε ειλικρινά αν το Service Me σας ταιριάζει.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι το Service Me;
Το Service Me είναι ελληνικό web app για εταιρείες service και επισκευών με τεχνικούς σε πολλά σημεία. Διαχειρίζεται εργασίες στο κατάστημα και στο πεδίο, ημερολόγιο τεχνικών, εξοπλισμό και ιστορικό εργασιών ανά πελάτη, απόθεμα ανά κατάστημα και διασύνδεση με το ERP σας.
Είναι κατάλληλο για εταιρεία με εργαστήριο και τεχνικούς εκτός έδρας;
Ναι. Κάθε κατάστημα ορίζεται για επισκευές στο κατάστημα, service στον χώρο του πελάτη ή και τα δύο· και σε κάθε εργασία επιλέγετε αν γίνεται στο κατάστημα ή στη διεύθυνση του πελάτη (με σύνδεσμο Google Maps). Όλες οι εργασίες μοιράζονται τους ίδιους πελάτες, τον ίδιο εξοπλισμό και το ίδιο ιστορικό.
Πώς γίνεται η ανάθεση εργασιών στους τεχνικούς;
Χειροκίνητα, στο ημερολόγιο, με drag-and-drop. Ο υπεύθυνος βλέπει το πρόγραμμα κάθε τεχνικού και μπορεί να βάλει περισσότερους από έναν τεχνικούς στο ίδιο ραντεβού. Το Service Me δεν κάνει αυτόματη ανάθεση.
Συνδέεται το Service Me με το ERP μου; Τι γίνεται με το myDATA;
Ναι. Με τη διασύνδεση με το ERP σας, πελάτες και παραστατικά δημιουργούνται αυτόματα στο ERP από τις εργασίες σας· τα παραστατικά εκδίδονται στο ERP, που διαχειρίζεται το myDATA. Το myDATA το διαχειρίζεται το ERP σας, όχι το Service Me. Οι αλλαγές που κάνετε αργότερα στα στοιχεία του πελάτη δεν ενημερώνονται αυτόματα στο ERP. Τη διασύνδεση τη στήνει η ομάδα του Service Me.
Κρατά ιστορικό για τον εξοπλισμό κάθε πελάτη;
Ναι. Κάθε μηχάνημα καταχωρείται στον πελάτη με μάρκα, μοντέλο και σειριακό. Ανοίγετε τον πελάτη και βλέπετε σε ένα σημείο όλες τις εργασίες, τον εξοπλισμό, τα ραντεβού, τα συμβόλαια και τις διευθύνσεις του· εξάγετε το ιστορικό εργασιών σε Excel.
Υποστηρίζει συμβόλαια συντήρησης;
Καταγράφετε συμβόλαια με ημερομηνίες και συνδεδεμένο εξοπλισμό, ώστε να ξέρετε τι καλύπτεται. Οι εργασίες συντήρησης δεν δημιουργούνται αυτόματα· τις προγραμματίζετε εσείς.
Μπορώ να έχω πολλά καταστήματα με ξεχωριστό απόθεμα;
Ναι: πολλά καταστήματα σε έναν λογαριασμό· οι διαχειριστές αλλάζουν κατάστημα με ένα κλικ. Κάθε κατάστημα έχει δικό του απόθεμα και, αν χρειάζεται, δική του νομική οντότητα, και οι εργασίες μεταφέρονται μεταξύ καταστημάτων και προς συνεργάτες.